Los sistemas de planificación de recursos empresariales o ERP están diseñados para que las compañías mejoren sus prácticas de negocio y alcancen el éxito mediante la optimización de los procesos.Sin embargo, después de la implementación del sistema, muchas empresas se encuentran con el hecho de que éstos no colaboran en el logro de los objetivos o no tienen el rendimiento esperado, lo que conlleva a la obligación de realizar modificaciones o cambios costosos para la organización.
Pero ¿cuáles son los factores que pueden afectar el funcionamiento adecuado de un ERP? La respuesta puede no ser tan sencilla, ya que son muchos y el principal casi siempre se debe a la resistencia al cambio por parte de los usuarios.
A continuación, te compartimos las razones más comunes que ATX a podido detectar a través de más de 25 años de experiencia, con algunos clientes que han quedado insatisfechos en proyectos de implementación pasados, los cuales pueden complicar o incluso llegar al fracaso del proyecto:
Inadecuada definición del alcance del proyecto ERP
El dilema que muchas pequeñas y medianas empresas pueden tener a la hora de implementar un sistema de gestión empresarial es si realmente lo necesitan o no. A menudo, los grandes proyectos de implementación de un ERP fallan incluso antes de comenzar y la razón se debe, la mayoría de las veces, a una inadecuada selección del software de gestión.
Es necesario planear al inicio del proyecto qué es realmente lo que la empresa necesita y tener bien definidos los objetivos que se persiguen para implementar un software que se ajuste a los requerimientos y evitar embarcarse en un sistema de gestión empresarial que al final cumpla con las expectativas.
No brindar capacitación adecuada y completa al personal
La gerencia de la organización no debe apresurarse en comenzar a utilizar un software ERP sin la formación adecuada de los usuarios. Cada vez, los sistemas de planificación de recursos empresariales son utilizados por más personal dentro de la empresa.
Más allá de las Finanzas o del Departamento de Contabilidad, un ERP cubre todas las áreas de la empresa desde el suministro, inventarios, servicio, relación con clientes, etc.
Por lo tanto, todos los actores involucrados en el uso del sistema deben recibir capacitación tanto operativa como de la manera en que se estarán llevando a cabo los procesos para mayor eficiencia.
Por otro lado, muchas veces las empresas subestiman la capacitación a la hora de implementar un sistema de gestión empresarial en la empresa. Capacitar a solo una o dos personas de forma adecuada y que éstas instruyan al resto de los empleados es una receta para el desastre. Si bien es muy importante que cuentes con un usuario experto, todos los colaboradores que tendrán acceso al sistema deben tener la oportunidad de trabajar y aprender directamente del consultor ERP para así aprovechar todos los beneficios del sistema.
Seleccionar un sistema que se adapte perfectamente a las necesidades de la organización es la clave, sin embargo, es inútil cuando los usuarios no tienen conocimientos suficientes para ejecutarlo.
Resistencia al cambio de parte del equipo de trabajo
La resistencia al cambio es, posiblemente, el obstáculo más difícil en la implementación de un ERP. El equipo de trabajo puede mostrarse negativo a utilizar el sistema por diferentes razones y por lo general estas se derivan del miedo.
A la hora de implementar un sistema de gestión empresarial muchos colaboradores pueden estar preocupados por sus puestos de trabajo o creen que son incapaces de aprender a utilizar el software. Pero cualquiera que sea la razón, la solución está en el conocimiento.Es muy importante hacerles saber al equipo de trabajo cómo el nuevo sistema los beneficiará tanto a ellos como a la organización, y todas las ventajas que éste pueda ofrecerles. Una vez que los empleados conozcan sobre el sistema, se sentirán mucho más entusiasmados.
Inadecuada elección de herramienta y empresa de consultoría
Elegir erróneamente el software del sistema de gestión empresarial puede ser devastador y esto, en parte, puede ser causado por una mala elección de la empresa de consultoría.
Una empresa de consultoría te brinda la asesoría necesaria para aumentar las posibilidades de implementar el software de manera exitosa y aprovechar al máximo sus ventajas.
El costo, es un punto determinante en la elección, pero sacrificar los resultados por el costo puede ser el peor error que la organización puede cometer, ya que, si bien es cierto que es importante el costo a la hora de seleccionar la herramienta, este factor no debe ser el más importante para la organización. La funcionabilidad es sin duda la clave para el éxito a largo plazo.
No contar con el compromiso de la dirección de la empresa
Tanto la dirección de la empresa como los gerentes de esta deben entender que los problemas mencionados anteriormente deben ser resueltos antes de que ocurran, es decir, cuando se acepta la idea de que un sistema ERP es una herramienta que traerá ventajas para la organización.
La falta de participación y compromiso por parte de los ejecutivos de la organización afecta directamente el rendimiento del software y los resultados; por lo tanto, es indispensable que todos estén involucrados en la implementación del sistema y se sientan comprometidos a apoyar en lo que se necesite.
Además, la participación de los miembros de la dirección de la empresa les ayudará a mantenerse al tanto de las actualizaciones, entender los aspectos técnicos y el alcance del sistema.
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